해외 출장비는 지출 증빙을 어떻게 해야 할까? (feat. 적격 증빙, 여비 규정)

회사에서 실무를 하다 보면 업무상 해외 출장을 가는 경우 현지에서 사용하게 되는 식비나 교통지, 숙박비 등의 비용에 대해 정규 영수증을 받지 못하는 경우가 많아 비용 처리에 곤란한 때가 종종 있습니다. 오늘은 해외 출장 비용의 처리에 대해 알아보겠습니다.

 

적격증빙의 수취

사업자는 세금 신고를 할 때 비용의 많고 적음에 따라 세금 액수가 차이가 나게 됩니다. 따라서 사업자 입장에서는 비용을 가능한 많이 인정받고 싶어 하죠. 하지만 세법(법인세법, 소득세법)은 그리 만만하지 않습니다. 일단 원칙적으로는 '적격증빙'이라고 해서 세금계산서, 계산서, 카드전표, 현금영수증을 받고 지출한 비용만 인정합니다. 물론 금액이 소액이거나(3만 원) 어쩔 수 없는 경우(경조사비 지출, 간이과세자에게 지출하는 임차료 등)에는 예외를 인정해 주고 있습니다. 하지만 이 '어쩔 수 없는 경우'에도 업무와 관련 있다는 사실과 통상적인 금액이라는 점은 입증을 할 수 있어야 합니다. 

 

 

적격증빙 수취 대상임에도 적격증빙이 없다고해서 무조건 비용으로 인정받지 못하는 것은 아닙니다. 일정 부분의 가산세(증빙불비가산세 2%)를 부담하면 인정받을 수 있습니다. 하지만 가능하다면 불필요한 가산세를 부담할 필요는 없겠죠. 이때도 접대비의 경우에는 이마저도 인정받기 어렵습니다.

 

해외 출장비의 경우

정규 증빙을 받지 못하는 대표적인 비용으로 해외 출장 비용이 있습니다. 다른 나라에서 우리 세법의 세금계산서나 계산서를 발급해 주지는 않을 것이고 종종 카드가 통용되지 않는 지역으로의 출장도 있습니다. 게다가 출장 일정이 길거나 인원이 많다면 금액도 무시하지 못할 정도로 커집니다. 이렇게 되면 회계부서에서는 증빙불비 가산세가 걱정이 되고 현업 부서에 카드 영수증이라도 가져오라고 요구하게 되고 현업 부서는 불가능하기에 서로 마찰을 빚기도 합니다.  

 

해외 출장비를 인정 받는 방법

1. 증빙의 구비

국외 거래이기 때문에 적격증빙이 아니어도 됩니다. 세법에서도 국외 거래는 예외 사항으로 정하고 있기 때문입니다. 하지만 일단 모든 비용은 설사 적격증빙이 아니더라도 증빙은 있어야 합니다. 간이영수증이 됐던 혹은 해외 현지에서 통용되는 영수증이던 금액이 적혀있는 증빙이 있거나 아니면 계좌 이체 내역이라도 있어야 합니다. 그래야 지불한 금액을 특정할 수 있기 때문입니다. 

 

2. 업무 관련성의 입증

그리고 해외에서 사용한 비용이 사업상 필요한 업무로 출장임을 입증할 수 있어야 합니다. 어떤 업무를 위해서 출장이 필요했는지 그 업무가 우리 회사의 사업과 어떻게 연관이 되어 있는지 등이 주된 내용입니다. 보통의 경우 이는 출장 품의서 등으로 입증됩니다. 그리고 다녀와서의 결과 보고서도 있으면 더 좋겠죠. 

 

3. 비용의 적정성

 

업무와 관련되어 있는 출장이라고 해도 통상적으로 이해하기 어려운 과도한 비용은 인정되지 않을 수 있습니다. 같은 장소의 비슷한 업무의 출장인데 과거 100만 원이 소요됐던 출장이 특정인이 가게 되었을 경우 갑자기 1000만 원이 들었다면 통념상 이해하기 어렵습니다. 보통 이러한 적정성은 회사가 규정하고 있는 '출장 경비 규정'이나 '여비 규정' 등으로 기준할 수 있습니다. 여비 규정에서는 항공권이나 호텔 등 숙박비, 현지 교통비 기준 등을 세부적으로 정하는 것이 좋습니다. 

 

또 하나 중요한 것은 이러한 여비 규정은 항상 지켜져야 합니다. 과장이 출장갈 때는 지키고 임원이 출장 갈 때는 지켜지지 않는다면 규정 자체를 기준으로 인정받기 어려워집니다. 따라서 이럴 때는 아예 규정 자체에서 직급별로 비용 규모를 달리 정하는 것도 방법입니다.