직원 식대 회식, 경비 처리할 때 주의해야 할 것들..

회사에서 부담하는 직원들의 식대는 비과세 또는 비용 처리가 가능하다는 얘기는 많이 들어보셨을 겁니다. 그런데 같은 식사비용이라도 회식의 경우나 거래처가 함께 있는 경우에는 헷갈릴 때가 있습니다. 오늘은 이 '식대'의 얘기를 좀 해볼까 합니다. 

 

식비의 비과세와 비용 처리

최근에 비과세 되는 식대의 금액이 월 20만 원으로 한도가 상향된 적이 있습니다. 여기서 비과세 20만 원은 직원들이 급여를 받으면서 급여 중에 식비 보조 목적으로 지급되는 금액은 급여에 대한 소득세에서 비과세 해주겠다는 의미입니다. 급여에 식비를 포함하여 주지 않고 회사가 직접 식사를 제공하고 있다면 이 식사비는 직원의 급여가 아니라 복리후생비로 회사의 비용으로 처리가 됩니다. 

 

 

그런데 이 두가지가 중복으로 적용될 수는 없는 점을 주의해야 합니다. 만약 직원들에게 월 20만 원을 식대 항목으로 급여와 함께 지급하면서 별도로 회사가 식사도 제공하거나 식사비를 결제한다면 급여에서 20만 원은 비과세를 할 수 없습니다. 

 

회식과 접대비

점심이든 저녁이든 회사의 업무를 하다가 먹게 되는 식사비용을 회사가 결제한다면 이는 모두 복리후생비로 처리 할 수 있습니다. 그런데 업무 시간 이후에 하게 되는 직원들 간의 회식을 어떨까요? 회식 같은 경우는 직원들의 업무 효율을 높이고 복리를 지원하는 목적이 있기 때문에 복리후생비로 처리할 수 있습니다. 

 

하지만 이때에도 과한 경우는 문제가 되기도 합니다. 통상적으로 인정하기 어려운 큰 금액이라면 복리후생비로 인정받지 못할 수도 있습니다. 그리고 또하나 같은 장소에서 같은 음식을 먹더라도 자리에 거래처 사람이 껴있어 영업의 목적이 있게 되면 이는 접대비로 처리해야 합니다. 

 

 

그런데 잘 아시겠지만 접대비는 한도가 있고 반드시 카드(법인카드)를 사용해야 하는 등 여러 조건이 있어 (복리후생비는 직원의 카드도 가능) 비용 처리에 있어서는 복리후생비보다 불리한 것이 사실입니다. 게다가 그 자리가 회식 목적이었는지 접대 목적이었는지 알 수가 없기 때문에 실제 접대를 했더라도 복리후생비로 처리하려고 하는 대표님들도 있으시죠. 하지만 이는 회사가 마음대로 선택할 수가 있는 것이 아닙니다. 명확히 근거가 있어야 합니다. 회식이라면 최소한 회식을 한다는 계획에 대한 품의서와 그에 따른 지출 금액에 대한 지출결의서 정도는 있어줘야 합니다. 접대비라면 접대비 사용내역서 정도의 서류는 있어야 하겠죠.

 

경비처리의 방법

일단 적격증빙(세금계산서, 계산서, 카드, 현금영수증)은 기본적으로 필요합니다. 복리후생비는 직원카드도 가능하지만 접대비는 법인카드를 사용해야 하고 위에서도 얘기했지만 목적을 입증할 수 있는 내부 결재 서류도 있는 것이 좋습니다. 

 

또 하나, 종합소득세나 법인세에서의 비용 처리는 당연히 가능한데 부가가치세 매입세액공제는 복리후생비만 가능하고 접대비는 불가능하지 이점도 유의해야 합니다.